中石化森美(福建)石油有限公司

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· 项目背景

 

      中石化森美(福建)石油有限公司(以下简称“中石化森美”)为福建省内最大的成品油供应商,总部设立在福州,在福建省内9个设区市设有分支机构,主要从事成品油、润滑油和其他石油产品的批发、零售、仓储、中转及运输业务;经营燃气、加油站附属便利店、洗车、更换润滑油、餐饮及其他配套服务等。经营近千座加油(气)站、10座油库,现有员工10000余人。

      在信息化时代,电子邮件作为企业内外部业务沟通和信息传递,内部之间协助和知识交流最重要的方式之一,与企业业务的开展息息相关。之前中石化森美采用的是基于domino的邮件系统,在行政事务处理、信息传递、客户服务等方面提高了工作效率。但是随着系统使用的深入,迫切需要一套功能更强大、完善的邮件系统以及网盘、归档系统。

 

· 核心需求

 

      中石化森美使用的邮件系统是由OA迁移出来,搭建在Domino上,系统采用java语言开发,而Domino7.02对java的内存管理存在缺陷,导致系统内存释放异常,经常出现系统内存溢出问题。

      中石化森美主要的邮件归档需求:灵活的邮件归档策略、支持多域服务器架构、单副本技术、智能搜索、便捷操作、完善监察审计报表、三权分立的权限管理。

 

· 解决方案

 

      在系统架构方面

      Rich maildata具备多域服务器架构、单副本技术,次秒级邮件读取的特点,且支持多种邮件服务器,这样就减轻了中石化森美邮件服务器压力过大的难题。同时,通过对进出邮件数据自动实时归档、策略控制、归档管理内容并在线存储,Rich maildata实现了中石化森美邮件和附件等数据的安全和长期存储。而且由于采用了单实例存储技术和无损压缩存储技术,大大减轻了邮件数据的存储空间。

      在数据报表方面

      Rich maildata的归档数据为非结构化加密数据,支持智能搜索、便捷操作、完善监察审计报表。中石化森美只需要对这些数据进行异地复制即可达到容灾效果。利用这种数据也使得转换其他邮件数据格式和邮件迁移变得更加便捷。

      在权限管理方面

      Rich maildata拥有快速搜索、三权分立的权限管理功能。用户不仅可随时访问被归档的数据,从中快速搜索已归档的历史邮件及附件,还能在邮件服务器出错或崩溃后将数据恢复。这些都大大提升了中石化森美邮件系统的性能。提供了基于outlook的客户端插件,用户可以像管理本地邮件一样来管理归档邮件,实现方便的查询或转发操作。

      在法规遵从方面

      Rich maildata遵从《企业内部控制管理规范》、美国萨班斯·奥克利法案、证监会SEC 及其他的相关规定。并能以低廉的成本实现获取、恢复邮件历史数据,满足提高系统性能的要求,从而更加方便有效的管理中石化森美的邮件系统。

 

· 应用成果

 

      满足中石化美森邮件归档要求,强化了邮件安全审计

      经过一段时间的测试与使用,中石化美森对Rich maildata邮件归档系统给予了很高的评价。Rich maildata满足了中石化美森的邮件归档与审计、法规遵从、集中化管理等需求,提升审计效率,节约审计成本,满足中石化美森内控与外审要求,强化了邮件安全审计。

      优化存储,释放服务器压力, 提升用户体验

      Rich maildata对存储的优化效果显著,节省了30%的服务器存储空间,集团邮件系统服务器的性能也得到了显著提升,新邮件系统的实用化程度显著提升。这些成果使得Rich maildata邮件归档系统完全融入到了中石化美森的信息管理流程中,成为集团日常工作的重要组成部分。

      降低邮件系统成本及管理成本,提升安全性

      Rich maildata的归档数据为非结构化加密数据,中石化美森只需要对这些数据进行异地复制即可达到容灾效果,邮件数据更改、邮件迁移更为便捷,集团邮件管理员不用再为历史数据的处理而左右为难。归档数据自动分类并长期保留,易于管理和查询。

      归档邮件快速搜索,历史数据快速恢复、精准查阅

      支持用户对归档历史邮件及附件的快速检索,用户不再需要由于存储空间不足而对是否要删除或者保留过往邮件烦恼,万一出现误删除邮件,也能快速恢复。用户可以像管理本地邮件一样管理归档邮件,实现方便的查询、转发操作。

 

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